Softver za digitalizaciju i čuvanje arhive
Softver "ARHIVO" za upravljanje dokumentacijom koji smanjuje troškove administracije, ubrzava poslovne procese i omogućava lako povezivanje sa Sistemom Elektronskih Faktura (SEF). "ARHIVKO" vam omogućava da započnete i vodite Arhivsku knjigu na jednostavan način.
SOFTVER ZA FORMIRANJE I UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA
Aplikacioni softver „ARHIVKO“ rešava problem čuvanja i pristupa dokumentarnom omogućavajući formiranje i upravljanje kako podacima o odrednicama dokumentarnog materijala uključujući i lokacijske podatke, tako i digitalizovanim dokumentima.
Implementacijom našeg softvera u poslovni sistem svake organizacije, ili institucije, postiže se efikasno centralizovano čuvanje i upravljanje dokumentima, snižavaju se troškovi manipulacije dokumentarnim materijalom, povećava produktivnost administrativnog rada, osigurava apsolutna tačnost i brzo pronalaženje i dostupnost svih arhiviranih dokumenata, digitalizovanih za pregled i reprodukciju, dopri-noseći povećanju efikasnosti rada.
KARAKTERISTIKE - ELEKTRONSKO ARHIRIVANJE
- Omogućava da se upravljanje arhivskom građom i dokumentacijom vodi u skladu sa pravilima kancelarijskog poslovanja i čuva prema zakonskoj regulativi
- Usaglašen je sa arhivskim normama i zakonodavstvom u Republici Srbiji
- Omogućava lako kreiranje i praćenje liste kategorija arhivske građe i doku-mentarnog materijala sa rokovima čuvanja
- Omogućava rad sa profesionalnim skenerima renomiranih proizvođača čime omogućava efikasno digitalizovanje papirnih dokumenata
- Omogućava čuvanje (arhiviranje) digitalizovanih dokumenata u standardnim grafičkim formatima
- Omogućava slanje izabranih dokumenata i predmeta elektronskom poštom
- Omogućava da se u okviru dokumenta nalaze napomene i prilozi
- Automatsko backup svih podataka
- Omogućava definisanje neograničenog broja kategorija dokumenata i složenih kategorija dokumenata (predmeta) i atributa
- Omogućava pridruživanje jednog ili više formata zapisa za svaku od kategorija dokumenata
- Omogućava evidenciju dokumenata u sistemu, pretraživanje i pronalaženje dokumenata u digitalnoj arhivi po kategorijama dokumenata i po svim atributima
- Omogućava evidentiranje prostorne fizičke lokacije dokumenta/predmeta i elektronsku adresu digitalizovanog dokumenta/predmeta
- Omogućava korisničke grupe po ulogama korisnika u sistemu definisanjem različitih pristupnih prava korisnika za rad sa podacima, pretraživanje i pregled dokumenata kako bi se omogućila izmena u poslovnim funkcijama koje korisnici obavljaju
- Omogućava evidenciju i efikasno višekriterijumsko pretraživanje dokumenata svakom od korisnika sistema u zavisnosti od dodeljenog prava pristupa koji odgovaraju pristupnim kredencijalima i uloge u sistemu
- Omogućava ugodan rad korisnika jer je korisnički interfejs jednostavan i intuitivan za upotrebu
- Podržava rad sa UNICODE ili UTF-8 kodnim rasporedom, korisnički interfejs je na srpskom jeziku na ćiriličnom ili latiničnom pismu
- Beleži sve izvedene operacije nad dokumentima (audit)
- Koristi komunikacionu infrastruktura lokalne računarske mreže Naručioca ili resurse u klaudu za smeštanje i čuvanje podataka i digitalizovanog materijala.
Šta radi softver ARHIVKO?
Upravljanje dokumentima
„ARHIVKO“ je softverski sistem za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima. Usklađen je sa stvarnim potrebama preduzeća, zahteva korisnika i savremenim standardima i ostalo. Formiranje i distribucija dokumenata postaju efikasni i sigurni, a softver vodi kompletan istorijat događaja i obezbeđuje potpun i logičan sled rada sa dokumentima. Poslovni procesi se automatizuju a dokumenta se standardizuju po izgledu, strukturi, opisu i načinu klasifikacije i grupisanju.
Pronalaženje dokumenta
Pronalaženje dokumenta u ovakom sistemu je jednostavno i brzo. Efikasnim sistemom, vrše kriterijumsko pretraživanja, lako dolazite do željenih dokumenata.
Arhiviranje
Arhiviranje je jednostavno, usklađeno sa zakonskom regulativom, a arhivirani dokumenti su trenutno dostupni.
Izveštavanje
Svi ARHIVKO korisnici, u skladu sa dozvolom mogu praviti izveštaje nad podacima koji su u sistemu. Izveštaji se prave brzo i lako a svaki izveštaj se može sačuvati i podesiti sa korisnikom ili proslediti nekome drugome.
Jednostavno uvođenje
Efikasno se uvodi u sve delove kompanije, bez obzira sa kojom tehničkom dokumentacijom se radi, poslovnom, pravnom, marketinškom ili tehničkom dokumentacijom. Skalbirno omogućava brzo i uspešno uvođenje sistema u kompaniji.
Jednostavno korišćenje
Intuitivno korisničko okruženje ARHIVKO ovih modula, garantuje lako prihvatanja i kratak period obuke korisnika.
Visok nivo bezbednosti
Lakoća korišćenja sistema, ARHIVKO zadovoljava najstrože zahteve bezbednosti informacionog sistema, čuvajući dokumene i podatke od slućajnih grešaka ili neovlašćenog pristupa sistemu. ARHIVKO obezbeđuje sistem za dodelu i kontrola i mehanizme koji obezbeđuju da korisnik uvek radi sa kopijom dokumenta, što samo po sebi pruža visko nivo bezbednosti dokumenara i podataka
Podrška standardu
Automatsko upravljanje revizijima dokumenata zadovoljava kriterijume, definisane različitim tehničkim standardima, a mogućnost publikovanja dokumenata na oglasne table, ARHIVKA čini potupno kompatbilnim sa zahtevima sistema kvaliteta prema standardima serji ISO 9000.